Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Kisakalliosäätiö käsittelee henkilötietoja apurahahakemusten yhteydessä ja tällä verkkosivustolla.

Laadittu 21.10.2026 · Päivitetty viimeksi 21.10.2026 · Versio 1.0


Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaisesti.



1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Kisakalliosäätiö sr

Y-tunnus

0128756-8

Osoite

Kaarina Karin tie 4, 08360 Lohja



Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nimi

Ari Kourilehto

Tehtävä

Asiamies, Kisakalliosäätiö sr

Sähköposti

ari.kourilehto@kisakallio.fi


Säätiö ei ole nimennyt tietosuoja-asetuksen 37 artiklan mukaista tietosuojavastaavaa, koska nimeämisen edellytykset eivät täyty.



2. Mitä seloste koskee

Seloste kattaa kaksi käsittelykokonaisuutta:

  • A. Apurahahakemukset ja apurahojen hallinnointi – tiedot, jotka hakija antaa, sekä tiedot, joita syntyy hakemuksen käsittelyssä, päätöksessä, maksatuksessa ja käytön seurannassa.

  • B. Verkkosivusto – tiedot, joita tämän sivuston tekninen ylläpito ja kävijätilastointi tuottavat.

Apurahaa haetaan yhteisönä, esimerkiksi urheiluseurana tai -liittona, jolla on Y-tunnus. Henkilötietoja käsitellään lähinnä hakijayhteisön yhteyshenkilöstä sekä henkilöistä, jotka hakemuksessa tai käyttöraportissa mainitaan. Jos säätiö avaa haun, jossa yksityishenkilö hakee apurahaa itse, tämä seloste päivitetään ennen haun avaamista.



3. Käsittelyn tarkoitukset


A. Apurahahakemukset

  • hakemusten vastaanotto ja käsittely

  • hakemusten arviointi ja vertailu

  • apurahapäätösten valmistelu ja tekeminen sekä päätöksistä tiedottaminen

  • yhteydenpito hakijaan, esimerkiksi lisätietopyynnöt

  • myönnettyjen apurahojen maksatus kuitteja vastaan sekä apurahan käytön seuranta ja raportointi

  • säätiön kirjanpito ja tilintarkastus

  • säätiön toiminnan tilastointi, vuosikertomus ja myönnettyjen apurahojen julkaiseminen


B. Verkkosivusto

  • sivuston toimivuus ja saatavuus

  • tietoturva sekä väärinkäytösten ja automatisoidun haitallisen liikenteen torjunta

  • kävijämäärien tilastointi tavalla, joka ei tunnista yksittäistä kävijää


4. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittely

Oikeusperuste (tietosuoja-asetus)

Hakemusten vastaanotto, arviointi, päätöksenteko ja yhteydenpito hakijaan

6 art. 1 f – rekisterinpitäjän oikeutettu etu: säätiön sääntömääräisen tarkoituksen toteuttaminen ja apurahojen jakaminen hakijayhteisöille

Myönnetyn apurahan maksatus ja käytön seuranta

6 art. 1 f – oikeutettu etu: apurahaa koskevan sitoumuksen hoitaminen saajayhteisön kanssa

Kirjanpito ja tilintarkastus

6 art. 1 c – lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki, säätiölaki)

Yhteyshenkilön nimen julkaiseminen apurahan saajien yhteydessä

6 art. 1 a – hakemuksessa annettu suostumus

Verkkosivuston tekninen ylläpito, tietoturva ja kävijätilastointi

6 art. 1 f – oikeutettu etu: sivuston toimivuus ja suojaaminen väärinkäytöksiltä



5. Käsiteltävät henkilötiedot


A.1 Hakemuksessa annettavat tiedot

  • yhteyshenkilön nimi, asema hakijayhteisössä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

  • hakijayhteisön tiedot: nimi, Y-tunnus, joukkue tai jaosto, laji, postiosoite ja verkkosivut (yhteisön tiedot eivät yleensä ole henkilötietoja)

  • hakemuksen sisältö: käyttökohde ja käyttötarkoitus, kuvaukset hankkeen merkityksestä, yhdenvertaisuudesta ja yhteistyöstä, kustannusarvio sekä haettu summa; jos vapaamuotoisissa vastauksissa mainitaan henkilöitä, myös nämä tiedot käsitellään

  • sitoumus säätiön ehtojen noudattamiseen ja suostumus perustietojen julkaisemiseen

Pyydämme, ettei hakemukseen kirjoiteta henkilötunnuksia eikä terveydentilaa tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.


A.2 Apurahan myöntämisen jälkeen

  • kuitit ja maksupyynnöt sekä niiden perusteella hyväksytyt ja maksetut summat

  • apurahan käyttöä koskevat raportit

  • hakijaportaalin käyttöön liittyvät tiedot: sähköpostiosoite, johon kirjautumislinkki ja vahvistus lähetetään, sekä kirjautumisajankohdat

Apuraha maksetaan saajayhteisön pankkitilille. Säätiö ei kerää yksityishenkilöiden henkilötunnuksia eikä pankkitilien numeroita.


A.3 Käsittelyssä syntyvät tiedot

  • hakemuksen tunniste, saapumisaika ja käsittelyvaihe

  • arvioijien pisteet (asteikko 1–5) ja kommentit

  • päätös, myönnetty summa ja perustelu

  • käsittelyhistoria: kuka teki minkäkin vaiheen ja milloin

  • tekoälyavusteinen yhteenveto hakemuksesta ja havaitut puutteet (kohta 13)

  • saman hakijan aiemmat hakemukset ja myönnöt Kisakalliosäätiöltä


B. Verkkosivuston kävijätiedot

  • IP-osoite sekä selaimen ja päätelaitteen tekniset tiedot, joita tarvitaan sivun välittämiseen ja tietoturvaan

  • kävijätilastot: katsottu sivu, ajankohta ja tekniset tiedot laitteesta. Tilastoinnissa IP-osoitetta ei tallenneta, vaan siitä ja selaintiedoista muodostetaan vuorokausittain vaihtuva tunniste, jota ei voi yhdistää henkilöön eikä eri päivien käynteihin.


6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • hakijalta itseltään tämän sivuston hakulomakkeella ja hakijaportaalissa sekä sähköpostitse

  • säätiön aiemmin keräämät seurojen ja liittojen yhteystiedot

  • julkisesti saatavilla olevat tiedot hakijayhteisöstä, esimerkiksi yhteisön verkkosivut ja julkiset rekisterit; asiamies tarkistaa ja hyväksyy täydennykset

  • hakemusten arvioijat ja säätiön hallitus (arviot, kommentit ja päätökset)

  • verkkosivuston tekniset tiedot syntyvät automaattisesti sivustoa käytettäessä


7. Tietojen vastaanottajat

Säätiössä tietoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät: asiamies, säätiön hallitus ja hakemuksia arvioivat asiantuntijat. Käyttöoikeudet rajataan tehtävän mukaan.


Henkilötietojen käsittelijät

  • SMUW AI Oy (Aistin)
    Palvelu: Verkkosivusto, hakulomake, hakijaportaali, hakemusten käsittelyjärjestelmä ja tekoälyavusteiset yhteenvedot
    Tiedot: kaikki tämän selosteen tiedot

  • Amazon Web Services EMEA SARL (Aistinin alihankkija)
    Palvelu: Palvelimet, tiedostojen tallennus, sähköpostien lähetys ja tekoälymallien suoritus EU-alueella
    Tiedot: hakemustiedot ja verkkosivuston tekniset tiedot

  • MongoDB Limited (Aistinin alihankkija)
    Palvelu: Tietokanta
    Tiedot: hakemustiedot

  • Cloudflare, Inc. (Aistinin alihankkija)
    Palvelu: Verkkotunnuksen nimipalvelu, salattu yhteys ja liikenteen välitys
    Tiedot: verkkosivuston tekniset tiedot

Kaikkien käsittelijöiden kanssa on tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Hakemusaineistoa ei käytetä tekoälymallien opettamiseen.


Luovutukset

  • säätiön tilintarkastaja tilintarkastuksen yhteydessä

  • viranomaiset, kun laki sitä edellyttää

Apurahat maksetaan säätiön taloushallinnossa saajayhteisön tilille.


Julkaiseminen

Apurahan saaneiden yhteisöjen nimet, myönnetyt summat ja käyttötarkoitukset voidaan julkaista säätiön verkkosivustolla ja vuosikertomuksessa. Yhteyshenkilön nimi julkaistaan vain hakemuksessa annetun suostumuksen perusteella. Hylättyjä hakemuksia ei julkaista. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta suoramarkkinointiin.



8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hakemusaineisto, tietokanta, tiedostot ja tekoälyavusteinen käsittely sijaitsevat EU:ssa. Cloudflare voi käsitellä verkkoliikenteen teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 antamaan EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) koskevaan riittävyyspäätökseen, johon Cloudflare on sertifioitunut, sekä Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.



9. Tietojen säilytysaika

  • Hylätyt hakemukset
    Säilytysaika: 24 kuukautta päätöksestä
    Peruste: päätöksenteon todentaminen, oikaisupyynnöt ja seuraavien hakukierrosten vertailu

  • Myönnettyihin apurahoihin liittyvä kirjanpitoaineisto, kuten kuitit ja maksutiedot
    Säilytysaika: 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi
    Peruste: Kirjanpitolaki 2 luku 10 §

  • Myönnettyihin apurahoihin liittyvä muu aineisto: hakemus, arviot, päätös ja raportit
    Säilytysaika: 10 vuotta loppuraportin hyväksymisestä
    Peruste: säätiön toiminnan seuranta ja jälkiselvitykset

  • Yhteyshenkilön yhteystiedot
    Säilytysaika: Niin kauan kuin yhteisö hakee tai saa apurahoja, enintään edellä mainitun aineiston säilytysajan
    Peruste: yhteydenpito

  • Julkaistut tiedot apurahan saajista
    Säilytysaika: Toistaiseksi
    Peruste: säätiön toiminnan avoimuus ja historiatieto

  • Verkkosivuston kävijätilastot
    Säilytysaika: 25 kuukautta
    Peruste: tilastointi

  • Verkkosivuston tekniset lokitiedot
    Säilytysaika: Lyhytaikaisesti, palveluntarjoajan säilytyskäytännön mukaisesti
    Peruste: tietoturva

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan pysyvästi.



10. Tietojen suojaaminen

  • Hakemusaineisto säilytetään suljetussa järjestelmässä EU:ssa, eikä se ole julkisesti saatavilla.

  • Käyttöoikeudet ovat roolikohtaisia: asiamies hallinnoi käsittelyä, hallituksella on lukuoikeus ja arvioijat pisteyttävät ja kommentoivat. Oikeudet poistetaan, kun tehtävä päättyy.

  • Hakijaportaalissa hakija näkee vain oman yhteisönsä hakemukset. Kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisella suojatulla linkillä ja sähköpostivahvistuksella.

  • Tiedonsiirto on salattu (TLS).

  • Järjestelmä tallentaa käsittelyhistorian: vaiheet, arviot ja päätökset sekä niiden tekijän ja ajankohdan.

  • Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa ja rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin heidän oikeuksilleen.


11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin (15 art.)

  • pyytää virheellisen tiedon oikaisemista (16 art.)

  • pyytää tietojen poistamista (17 art.)

  • pyytää käsittelyn rajoittamista (18 art.)

  • vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 art.)

  • peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi tietoja, jotka säätiön on lain nojalla säilytettävä, ei voida poistaa säilytysajan kuluessa.


Lähetä pyyntö osoitteeseen ari.kourilehto@kisakallio.fi. Säätiö voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaus annetaan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen; tällöin siitä ilmoitetaan erikseen.



12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.


Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
tietosuoja.fi



13. Automaattinen päätöksenteko ja tekoälyn käyttö

Apurahapäätöksiä ei tehdä automaattisesti. Hakemukset arvioivat säätiön nimeämät asiantuntijat, ja päätökset tekee säätiön hallitus.


Hakemuksesta tehdään tekoälyavusteinen yhteenveto, ja siitä tarkistetaan mahdolliset puutteet. Yhteenveto on käsittelijöiden apuväline: se ei pisteytä hakemusta eikä tee päätöksiä. Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.



14. Tietojen antamisen vaikutus

Hakulomakkeen pakollisten tietojen antaminen on edellytys hakemuksen käsittelylle. Jos niitä ei anneta, hakemusta ei voida käsitellä. Apurahan myöntämisen jälkeen pyydettävät kuitit ja raportit ovat edellytys apurahan maksamiselle.



15. Evästeet

Sivusto ei käytä seuranta- tai markkinointievästeitä. Kävijätilastointi tehdään ilman evästeitä. Selain voi tallentaa sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä asetuksia.



16. Selosteen muuttaminen

Säätiö voi päivittää tätä selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla. Olennaisista muutoksista tiedotetaan tällä verkkosivustolla.